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コミュニケーションは会話だけじゃない!伝わりやすい文章のDos & Don’ts

In Uncategorized on 2014年5月26日 at 10:00 am

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饒舌でお話が上手な人でも、同じことを文章で伝えようとすると、なかなか同じように伝えるのは難しいものです。しかしながら、メールでのやり取りが盛んに行なわれている現代では、分かりづらい文章は致命的。今回は少し趣向を変えて、分かりやすく、良い印象を残す文章のDos & Don’tsを取り上げます。

《Dos

・シーンに合わせて文体を使い分ける

【である調】

威圧的な印象を与える場合があるので使うシーンは要注意ですが、余分なものを省き内容を簡潔に表現できるため、論文や記録などには適しています。

【ですます調】

文章が長く間延びすることもありますが、読みやすく親近感もあるので、読み手の共感を得たい場面には最適です。

・熟語、難しい漢字を省いたすっきりとした文章

話し言葉で使わないような難しい熟語や普段使いではない漢字が多いと、複雑で読む気が起きづらい文章になってしまいます。目安としては漢字とかなの割合を3対7程度にし、かなが多めの柔らかい文章を心がけましょう。

PREP法を取り入れる

Point(導入結論)「~の結論から言うと~」

Reason(理由)「なぜなら~」

Example(具体例)「例えば~」

Point(最終結論)「このことから、結論は~」

これらの頭文字をとったPREP法は、この流れに沿って文を組み立てるだけで読み手に安心感を与え、議題も的確に伝わります。

 

《Don’ts168635476

・受身の文章にしない

「~とされている」「~と考えられる」のような受身の表現が多い文章は主語が無くても成立するため、誰がその行為をしているのかが分かりづらく、混乱を招くことがあります。

・同じ言葉を繰り返さない

語尾の口調や特定の言葉を繰り返すと全体が単調な印象になってしまいます。言葉の引き出しを増やすことで表現が多彩になると、知的な印象に変わります。

・句読点を打ちすぎない

文章に、無意味な、句読点が、多いと、とても、読みづらいですよね。読むペースも滞ってしまうので、句読点は必要最低限に留めましょう。

いかがでしたか?みなさんが無意識にやっているDosやDon’tsもあったかもしれません。ビジネスでメールのみのやり取りの関係性もめずらしくない今、あなたの人柄を表す印象の良い文章を書けることは、優秀なビジネスパーソンの資質の一つといえるでしょう。EVENTUSPROTOCOLでは様々なコミュニケ−ショーンツールを用いて 、相手のコミュニケーションのスタイルに合わせてメールにも反映できるコミュニケーションの知識をトレーニングの中でご提供しています。コミュニケーションでお困りの際には、お気軽にお問合せください。

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